UTOPILAES 2009 Organisation.

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UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  DURGE le Lun 5 Oct - 14:50

Dans le but de bien préparer notre stand pour les UTOPILAES 2009, il faut que chacun note ici les plages où il peut assurer une démo.

Mercredi 28 (ouverture le soir) : Khan / DURGE
Jeudi matin : Khan / RAFPARK / SNOTLING
Jeudi après-midi :Khan / RAFPARK / SNOTLING
Vendredi matin : Khan* /
Vendredi après-midi : DURGE / Khan / Sharingan
Samedi matin : Zaïus / Khan / GENERAL WINDU
Samedi après-midi : Zaïus /Khan / GENERAL WINDU
Dimanche matin : DURGE / Khan / Sharingan
Dimanche après-midi : DURGE / Zaïus / Khan / Sharingan / RAFPARK

Pour chaque animateur, merci de me fournir par MP :
Nom & Prénom des animateurs, un N° de tel pour chacun, une adresse mail pour chacun, et leurs jours précis de présence en tant qu'animateurs durant le festival.


Dernière édition par DURGE le Lun 16 Nov - 13:15, édité 8 fois
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Vénérable Zaïus le Mar 6 Oct - 0:25

J'envois directement un mail à Laurent avec toutes mes coordonnées.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Khan le Mar 6 Oct - 10:52

Mercredi 28 (ouverture le soir) : Khan
Jeudi matin : Khan*
Jeudi après-midi :Khan
Vendredi matin : Khan*
Vendredi après-midi : DURGE / Khan
Samedi matin : Zaïus / Khan
Samedi après-midi : Zaïus /Khan
Dimanche matin : Khan*
Dimanche après-midi : DURGE / Zaïus / Khan

* : sauf si tout seul
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  DURGE le Mar 6 Oct - 12:43

Merci pour cette forte implication!

Pour le mercredi soir, c'est plutôt une "cérémonie d'ouverture", je ne pense pas qu'il faille que le stand soit ouvert dé le mercredi soir. Par contre, je montrais peut être juste pour amener du matos et préparer le stand.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Khan le Mar 6 Oct - 17:13

ok, se serai bien de ta part si tu pouvais passer me prendre, si sela ne te fais pas un grand détour et ne te gène pas non plus.
RDV à voir.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Sharingan le Mar 6 Oct - 20:16

Mercredi 28 (ouverture le soir) : Khan /
Jeudi matin : Khan* /
Jeudi après-midi :Khan /
Vendredi matin : Khan* /
Vendredi après-midi : DURGE / Khan / Sharingan
Samedi matin : Zaïus / Khan /
Samedi après-midi : Zaïus /Khan /
Dimanche matin : Khan / Sharingan
Dimanche après-midi : DURGE / Zaïus / Khan / Sharingan
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  rafpark le Mer 7 Oct - 14:56

Bon moi et david on va essayer d'être la pour la journée du jeudi. David doit encore poser sa journée donc il mettra lui même si il est dispo ou pas. Pour le dimanche ça se négocie. Oubliez moi le vendredi/samedi, le vendredi c'est l'anniv de ma 2eme donc des personnes vont surement venir et le samedi aussi. J'en profite d'ailleurs pour dire que ceux qui veulent passer un de ces deux jours pour boire un coup à l'apéro pour fêter l'événement sont les bienvenus.

Jeudi matin : Khan* /Raf
Jeudi après-midi :Khan /Raf
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  DURGE le Mer 7 Oct - 17:38

OK merci, il ne reste plus que le vendredi matin... Je vais voir avec mon frere.

Si vous pouviez tous m'envoyer le MP avec les infos (MON, PRENOM, N°de TEL et Adresse mail).

Comme ça, je fait cette semaine le mail pour avoir les table et tout mettre au clair.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Vénérable Zaïus le Ven 9 Oct - 23:26

Laurent Jactat doit m'appeler lundi.
Je pourrai avoir un peu plus d'infos sur ce qu'il sera vraiment envisageable sur place.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  rafpark le Dim 11 Oct - 12:21

Bon mettez moi pour dimanche aprem au cas où, attention je ne garantie rien pour cet aprem mais je préfère réserver. C'est toujours en négociation avec madame, surtout que le WE est chargé donc ...

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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  DURGE le Lun 12 Oct - 6:55

Bien, on ne va pas manquer de monde le dimanche. Par contre, pour le samedi, on n'est pas suffisamment nombreux...

Par contre, RAFPARK, je sait que j'ai toutes tes coordonnées, mais peut tu quand même me mettre tout dans un MP, avec celle de SNOTLING si il vient que n'ai pas à chercher les infos à droite à gauche cette aprèm quand je vais faire le mail à Laurent.

Par contre, je n'ai pas d'info de la part de RE pour savoir si ils nous fournissent du matos en plus ou si ils veulent quelques chose de précis. Donc ce sera le stand de la BU-43 et non celui de RE...
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  rafpark le Lun 12 Oct - 9:21

Ca ne sera pas un stand masi des tables de jeu à notre disposition, ne pas confondre Very Happy

Pour le MP je contacte david
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Snotling le Lun 12 Oct - 14:29

Je confirme ma disponibilité le jeudi ! Je t'envoie un MP.

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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Khan le Mar 13 Oct - 15:25

Au fait, n'y à t'il pas moyen de se faire payer les entrées, après tout la BU vas représenter RACKHAM !!!
Et tant qu'à faire, avoir quelques invitations gratuites, je sais je rêve...
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  rafpark le Mar 13 Oct - 15:29

Si j'ai bien compris ceux qui font des démos auront l'entrée gratuite et accès a une collation le midi.

Tu confirme Durge ??

C'est déjà pas mal et on peut toujours faire un turn over pour aller se balader dans les utopiale entre deux temps mort !!! A nous d'organiser ça au mieux.

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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  DURGE le Mar 13 Oct - 15:50

Je confirme
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Khan le Mer 14 Oct - 0:17

et pas d'invitations ?
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  DURGE le Mer 14 Oct - 6:34

Nous aurons chacuns un pass pour rentrer gratuitement, au moins les jours ou nous sommes sur le stand.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Khan le Mer 14 Oct - 12:56

Nous devons donc nous voir avant.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Vénérable Zaïus le Jeu 15 Oct - 0:16

Bonsoir à tous,

Martin Terrier m'a demandé de coordonner l'action Utopiales 2009, ayant déjà participé à des démos auprès de Take on You sur les sessions 2007 et 2008.

Adonc ! Par où vais-je commencer :

La première chose qui me turlupine, c'est que je me rends compte que vous prévoyez énormément de choses sans en savoir plus sur le salon, la salle et les tables disponibles.
Les Utopiales, c'est avant tout une énorme convention dédiée au fantastique et à la SF sur 3 étages.
L'essentiel des animations sont des conférences, des projections, des expositions, des animations, des spectacles, des dédicaces de BD et de livre ... Et deux salles dédiées aux jeux.

Une pour les jeux de rôles (et accessoirement les figurines et jeux de plateaux) située au R0 (la nôtre)
Des boutiques et éditeurs sont présents avec des stands, des parties de jeux de rôles sont aussi organisées, de tables de Battle et Seigneur des anneaux également (c'était le cas l'an passé).

Une seconde salle est située à l'étage pour les jeux vidéos, JCC, etc.

On est à des années lumières d'une démo en magasin avec une poignée de visiteur. Ici il faut compter sur un bonne 100aine de contacts par jour sur ce type d'animation.
Du joueur, du néophyte complet, du djeuns, voire du très djeuns en compagnie de ses parents.

Les 5 seuls points essentiels à préparer sont :
1. La communication : pour rameuter du public concerné/intéressé par les jeux
2. La ponctualité et la présence effective des démonstrateurs. Pas de désistement de dernière minute parce qu'on avait oublié que le cousin d'argentine déboule ce week-end là.
3. Le matos de démo : ici les Army AT-43, les Army Box Confrontation et une à deux boîtes de Rush'n Crush dans lesquels on définira des compos idéales en 800 /1000 PA Max, une map, quelques muret et containers.
4. La PLV : Faite par nous même parce qu'à prioris, on n'aura pas grand chose en officiel.
5. Une bonne dose de vitamines, de café, de clopes, de gateaux en tous genre et SURTOUT DE LA SALIVE ET DE LA BONNE HUMEUR.

Car oui, il va falloir parler, expliquer, dialoguer, convaincre. Et accessoirement, jouer.
Les démos se doivent d'être courtes, le chaland à d'autres choses à voir sur le salon.
Tout, à part les points cités ci-dessus sera fait à l'arrache car dépendant du jour, de l'heure, de l'affluence, du type de contact, de la fatigue, etc.
Donc pas la peine de partir sur de grandes stratégies, de grande prospectives, un plan d'action minuté heure par heure !

On est là pour représenter Rackham, du moins les Sentinels. Pour tous ceusses qui souhaitent ou ont été invités à participer à l'événement, et bien c'est fort sympathique.
Mais 3 jeux seront présentés, nous ne sommes pas là (nous, sentinels) pour présenter uniquement un jeu fétiche, mais la gamme d'un éditeur : Une démo Confrontation, une démo AT-43 et une démo Rush'n Crush seront donc à planifier.

A savoir que selon le nombre de table(s) disponible(s), on pourra sans doute uniquement disposer une table AT-43, une table Confrontation et une table RnC.

Donc s'il n'y a que deux démonstrateurs, 3 ou 4 ... Pas de SUSHI !
Pas le temps de tout expliquer ? Pas grave, allons à l'essentiel, distribuons le flyer de présentation.
L'essentiel est d'être présent et de présenter les jeux.
Ce n'est pas grave si on est dans le jus, du moment que ça ne se voit pas. Dans le jus on sera souvent, mais avec de la bonne humeur et moult sourires, ça passera auprès de tout le monde.

Voici un récap du mail que j'ai envoyé hier à Martin, Rafpark, Durge et Sharigan :

1. Durge a envoyé le mail à Laurent hier soir avec les coordonnées complètes de toutes les personnes qui feront des démos histoire d'assurer l'attribution des pass d'accès au salon dans les délais.

2. La sécurité du matos :
On peut effectivement laisser tout le matos et le stand sur place. La salle est fermée la nuit et le site est sous surveillance également. La condition est tout de même que quelqu'un soit là jusqu'à la fermeture de la salle et à l'ouverture, pour s'assurer contre les vols (et vols il y a).

3. Pour la PLV :
Je l'ai indiqué plusieurs fois à Martin, il faudrait disposer de "panneaux indicateurs" pour guider le chaland jusqu'à la salle jeux.

Les kakemonos seraient un must-have pour délimiter notre périmètre.
Comme je l'ai dit martin, je peux faire imprimer 2 bâches en 1.50 x 1.50 m + 2 à 4 kakemonos équipés d'œillets à mes frais, ils serviront à d'autres occasion et au pire, décoreront me future (et hypothétique salle de jeu). On pourra les accrocher comme sur les photos que ci dessous.
Il me faut juste les visuels en 600 DPI idéalement ou 300 DPI de grande taille. (Normalement, je leur livre des visuels taille réelle)
>>>> J'attends tjs des news à ce propos.



Sur la photo, on y voit le stand Take on You et les kake utilisés. Comme vous pourrez le constater, c'est serré. ^^
Il y a des tables de libre à côté par contre, mais c'est selon les jours, l'affluence et les jeux présentés.

Les posters :
Idéalement, ce serait bien que Rackham puisses nous en envoyer: de qualité, épais, bien imprimés, etc.
S'ils n'en ont pas à nous envoyer, j'ai demandé à récupérer les visuels imprimables. On se débrouillera.
Je dispose d'une imprimante A3 au travail ainsi que Durge, et je crois que je dispose d'une plastifieuse A3 également. De là à l'utiliser pour un usage hors entreprise, je ne garantis rien.
>>>> J'attends tjs des news à ce propos.

5. Les démos :
Il faut penser aux roulements. Il se peut que durant 2h00, il n'y ait personne pour du R'nC alors qu'il y a foule pour AT-43 ou Conf.
Bref, même s'il n'y a pas 3 démonstrateurs à temps plein, le principe est de dire au visiteur, repasse dans 1h00 pour la démo R'nC.

On peut même partir sur un principe de sessions selon les jours et le nb de démonstrateurs dispos : de 10h00 à 12h00 (AT-43) de 13h00 à 15h00 (Conf) et de 16h00 à 18h00 (R'nC) - Les espace libres étant là pour combler les débordements d'horaires systématiques.
Le truc est de l'indiquer gentiment aux personnes souhaitant participer.
Mais comme sur tout salon, priorité au chaland et à sa disponibilité restreinte. Il n'est en effet pas forcément venu pour ça.

L'objectif est de rester light et de montrer les grandes lignes et avantages de chaque jeu :
Un système sympa et léger, de la tactique, activation alternée, des figs en plastique de bonne qualité qui ont de la gueule directement sur la table, etc.
Le livret de règle des Army Box est idéal pour ceusses qui souhaitent jeter un oeil au système.
Faire le focus sur les AB idéales pour débuter et comme cadeau de Noyel.

Pour les renseignement, il serait opportun d'imprimer un flyer A4 avec un visuel + résumé pour chaque armée disponible.
Les liens de forums AT-43 et Confrontation + Sites Rackham et blogs essentiels
L'adresse de boutiques de Nantes et environs pour l'achat.
Bref, le guide du débutant aux jeux Rackham.

Voilà.

Avant toute chose, éclaircissons les 5 points essentiels et go pour les démos.

PS : Si quelqu'un pouvait voir pour trouver de grandes "nappes" noires de tissus à 2 € pour mettre sur les tables dans les 15 jours qui viennent, ce serait top.
Je vais essayer de bosser ASAP sur les flyers + communication web, mais j'ai la sortie de windows 7 à mener de front au boulot, et je finis tard tous les soirs. Je ferai au mieux.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Snotling le Jeu 15 Oct - 11:17

Au rapport !

Peux-tu préciser ce que tu entends par PLV ? (j'y connais rien en marketing/pub')

Je veux bien aller voir pour les nappes sur la Roche (aux "tissus du renard" pour ceux qui connaissent) : toile de coton noire, mais peut-on me préciser les dimensions ?

Et donc on part sur les règles Abox pour les init' ?

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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  rafpark le Jeu 15 Oct - 11:26

Les PLV c'est ce que tu vois partout dans un mag : Publicité sur le Lieu de Vente.
Ça passe du kakemono à l'affiche ou au présentoir à DVD avec 2000 dvd dedans Very Happy

Pour les nappes je vais voir de mon coté vu que je vais en avoir besoin en novembre pour le stand RE lors du festival du jeu à Luçon ( 14/15 novembre). Faudra juste que quelqu'un me les récupère le dimanche et que je puisse aller les chercher avant la date. (vais voir avec fred de sortilège si le mag de nantes peut pas me les garder pour que fred me les descende quand il va chercher ses commande au pire).

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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Khan le Jeu 15 Oct - 13:57

Merci beaucoup à toi Vénérable Zaïus pour toutes ces précisions, on vois là le professionnel.

Je vais allé prendre quelques informations sur place (heures d'ouvertures pour le non-publique, salles dispos, nombres de tables et leurs dimensions, placer des affiches en dehors de la salle dans le palais, etc...). Posez-moi vos questions rapidement avant que j'y aille.

Les Sentinelles devrais pouvoir donner leurs coordonnées au public intéressés, à vous de faire vos cartes de visites.
Je pense que la communication (verbale) n'est pas un problème puisque tous les concernés son motivés à y aller (même moi qui suis pourtant un peu timide). Effectivement, le reste de la communication (visuel) est à voir rapidement.
Pour les Kakemono, ça tombe bien j'en ai justement deux pour du format A4.
Je dispose aussi de 4 badges (8.5 x 5.5 cm) à remplir.

Il est vrais que des petites démos rapides en petit format, par exemple à heures régulières, est plus judicieux.

Pour se sustenter, supérette, boulangerie, bureau de tabacs, sont dispo à quelques dizaines de mètres du palais.

La bonne humeur, nous l'avons tous.

Au fait, hors de question que je vienne seul le Vendredi matin.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Vénérable Zaïus le Jeu 15 Oct - 21:20

Hello à tous,

Rackham m'a chargé de l'orga du bouzin, j'organise donc.
Merci de ne pas chacun prendre des renseignements à droite et à gauche, de communiquer sur tel ou tel forum, de produire de la comm ou de la PLV.
Pour que ce soit carré, je vais centraliser.

Je vais fumer une clope et je reviens pour la suite.
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Re: UTOPILAES 2009 Organisation.

Message  Vénérable Zaïus le Jeu 15 Oct - 22:06

Me revoilà.

Stef, merci pour ces initiatives, mais je préfèrerai que, pour une orga correcte, il n\'y ait pas d\'initiatives personnelles partant dans tous les sens.
L\'intention est bonne, mais si chacun y va de ses contacts, affichage, production de flyer, etc... On n\'est pas sorti de l\'auberge.

JE CENTRALISE ! Very Happy

J\'ai passé pas mal de temps au tel aujourd\'hui pour faire avancer le schmilblick et j\'ai déjà pas mal d\'éléments de réponse :

1. Le 20 octobre et pas avant, un mail nous sera envoyé avec récapitulatif avec les éléments essentiels à connaitre pour les animateurs : horaires, etc.

2. J\'ai passé un long entretien avec le responsable de la salle figurines, Yann, fort sympathique et j\'ai pu du coup choisir notre emplacement.

Nous serons situés dans la salle de l\'étage, dédiée aux jeux de rôles et à la figurine.

Cette salle rectangulaire est coupée \"virtuellement en 2 dans le sens de la diagonale\". La porte d\'entrée est située à droite et la porte de secour de l\'autre côté à gauche. Cette diagonale représente le couloir de circulation et de sécurité réglementaire.
Ce couloir sépare donc la salle en deux triangles. (J\'espère que vous me suivez tjs)
Le triangle de gauche sera dédié aux tables de jeu de rôles.
Le triange de droite à la figurine.

L\'asso de Yann présentera une animation figurine basée sur des playmobiles, avec une règle toute simple, dédiée à l\'initiation et le découverte du jeu de figs.
Cette animation se réserve l\'emplacement le plus prêt de la porte.

Il se peut qu\'il y ait une démo Alkemy également. Yann en attend la confirmation. Une démo gérée par une asso avec possible présence de l\'éditeur.

Après discussions pour présenter notre action, matos, taille des maps en y incluant l\'aspect PLV et visibilité, j\'ai obtenu l\'emplacement du fond de salle, face à la porte.
Cet emplacement est idéal étant donné qu\'il est sur une estrade.
Les tables disponibles ne faisant que 40 cm de large, j\'ai également obtenu que nos tables soient des éléments d\'estrade (noirs) montés sur des pieds, qui seront donc plus grandes. C\'est d\'autant mieux que ces tables ont une hauteur de 1.20 m, idéales pour des démos.

Nous pourrons accrocher de la PLV derrière nous et placer nos boîtes, matos et ravitaillement contre le mur derrière nous, la table séparant notre ère de mouvement et d\'action du visiteurs qui restera de l\'autre côté de la table. Ca évitera les débordements et nous serons plus confiants sur le matos hors table.

Nous aurons normalement 3 tables : à distribuer selon les démonstrateurs présents entre 1 table AT, 1 table Conf et 1 table Rush\'n\'Crush. Ou 2 tables AT et une table R\'n\'C. Ou 3 tables AT. Vous verrez selon vos envies.

D\'ailleurs, j\'ai aussi négocié le fait de faire nos démos R\'n\'C dans cette salle, avec la figouz, car les démos Jeux de Plateau se passent au Rez de Chaussez. Ceci afin de ne pas devoir se séparer.

Yann m\'a parlé du fait de pouvoir stocker tout le matos dans des caisses glissées sous l\'estrade le soir venu. Pour plus de sécurité.
Je lui ai demandé s\'il était possible qu\'il nous prête des caisses, c\'est le cas. Il m\'envoie un mail sur la taille des caisses asap.
Yann ne quitte la salle qu\'en dernier, pour s\'assurer de la fermeture, et s\'arrange pour être là à l\'ouverture. (Sympa le gars je vous dis ^^)

Pour la PLV :
J\'attends des visuels de Martin.
J\'espère pouvoir faire imprimer 2 bâches de 1.20 m par 1.20 mètres avec 3 oeillets. Il sera possible de les suspendre au plafond, contre le mur derrière nous, à la condition de faire ou trouver des baguettes ou fil de fer disposant de 2 crochets. Cette configuration est vraiment idéale, c\'est pour ça que je l\'ai choisie. Nous serons face à la porte et sur élevés sur l\'estrade.

On pourra guider le chaland avec des affichettes en A4 placées sur les poteaux du couloir menant à la salle avec de la patafixe.
Il est interdit de planter quoi que ce soit dans tous les murs, poteaux, etc.

Pour les Flyers, affichettes, etc :

Je vais préparer des visuels et des PDF dignes des productions Rackham.
Donc pas la peine de vous lancer dans de grandes créas.
Cyril, Romain et Raphael ont d'ores et déjà bossés sur le contenu des flyers d\'information et ça me semble pas mal. Je m\'occuperai de la partie mise en page et design.
Pour les affichettes de redirection, j\'ai le sens dans lequel diriger la flèche ^^
Je vais essayer de récupérer des présentoirs A4 en plexi au boulot pour pouvoir y mettre également des affichettes de présentation des 3 jeux, à poser sur les tables.

Je mettrai, comme pour les affiches de démos que j\'ai déjà conçues, des PDF à votre disposition pour que vous puissiez en imprimer chacun de votre côté.

J\'ai posé pas mal d\'autres questions à Yann qui se renseigne et doit m\'envoyer un mail avec les réponses :
- La surface que réprésentent les 3 tables dont nous disposerons
- La possibilité de disposer d\'une vitrine pour exposer nos oeuvres en sécurité.
- Nappes noires (ca évitera de devoir les acheter/confectionner nous même)
- La liste des boutiques exposantes, s\'il y en a, afin de déterminer s\'il est possible d\'avoir de l\'army box à portée d\'achat.

Voilà, vous comprenez désormais pourquoi je vous demande de ne pas agir isolément. Sinon, ça ne sert à rien que je passe du temps a essayer de coordonner tout le bourzouf Very Happy

J\'espère répondre à pas mal de vos questions par ce message.
D\'ailleurs, vive le téléphone, écrire toussa, ça prend un max de temps !!!!

Pour me joindre : 06 08 81 22 62


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